SEAS PEPE Y TOÑO O HENRY FORD, ESTANDARIZA

¿Recuerdas como se puso Rose (Kate Winslet) cuando Jack (Leonardo DiCaprio) amenazaba con dejar la tablita? y más aún ¡cuando Jack soltó la tablita! Exactamente ese miedo y nerviosismo es el que adoptan muchas empresas cuando uno de sus trabajadores clave, abandona o amenaza con abandonar el barco. La cuestión aquí no es si cabían o no los dos en la tablita, si no estar bien preparado para cuando una persona clave, suelte la tabla.

Se dice y muchos jefes lo dicen a sus empleados, que ningún trabajador es indispensable para una empresa. Cierto. Pero la partida de uno de ellos puede ser mucho más, o mucho menos dolorosa según lo preparado que se esté para eso. Y ¿cómo nos preparamos? Estandarizando.

¿Estandariwhat? Sé que la terminología de la palabra estandarizar puede sonar compleja, pero no te asustes es más fácil de lo que crees. Te pongo un ejemplo sencillo: imagina que eres hijo único, vives con tus padres y de pronto decides tomar un año de vacaciones fuera de casa. Listo para zarpar, con maletas en mano y dirigiéndote a la puerta de tu hogar atraviesas por la estancia y de reojo alcanzas a ver que el DVD está desconectado. De pronto te vienen a la mente las mil y una vez que tu señora madre te ha dicho “hijo, no puedo hacer que se vea la película”.Predices miles de llamadas perdidas y como buen hijo y persona, decides dejar escrito en un papel el paso-a-paso de cómo hacer que se vea una película en el DVD. ¡Felicidades, has estandarizado una tarea! Lo más importante, es que has soltado la tabla pero no sin antes dejar los remos.

Estandarizar es eso, entender que toda actividad – por sencilla o compleja que sea – tiene un proceso a seguir para su correcta realización. La idea es que cada proceso y sobre todo, los procesos más significativos para tu empresa estén bien estandarizados, de tal manera que la operación se pueda llevar a cabo leyendo un manual, sin importar si la persona que lo está leyendo lo ha realizado miles de veces o lo hará por primera vez.

Algunos mitos de la estandarización:

Sólo es para empresas grandes: no, no, no y mil veces ¡NO! Las pequeñas y medianas empresas tienden a depender mucho de una o ciertas personas que poseen el Know-How (conocimiento) de las actividades fundamentales del negocio. Es por eso, que cuando una de dichas personas opta por salir de la empresa, está entra en pánico. El problema de las PYMES es que, o no se dan el tiempo para estandarizar sus operaciones (en la mayoría de los casos), o no se hace por miedo a que les roben la idea. OJO: El estandarizar las operaciones no le dará a un operador nuevo más habilidad o el conocimiento de un día para otro, si no que le facilitará el proceso de aprendizaje y por ende,  su habilidad y conocimiento se desarrollarán en menor tiempo.

Es muy complicado: detallar el cómo se hace una operación no es difícil, es tedioso. En otras palabras, no es cuestión de complejidad es cuestión de tiempo.  Las empresas grandes ya sea para mejorar, cumplir una norma u obtener una certificación, cuentan con empleados donde una de sus responsabilidades primarias es crear y desarrollar la documentación para la estandarización de un proceso.  En muchos casos no es necesario que Pepe y Toño contraten a una persona que se especialice únicamente en estandarizar procesos sino, hacer que cada trabajador le dedique cierto tiempo al día, semana o mes a plasmar el paso-a-paso de sus actividades en papel. Recuerda que entre más detallado sea el escrito es mejor. Retomando el ejemplo del DVD, sería erróneo plasmarlo: prender el televisor -> encender DVD -> insertar película -> disfrutar. Para que la estandarización realmente sirva, tienes que ser tan especifico como sea posible, desde cuál control tomar y qué botón oprimir, hasta cuánto tiempo meter las palomitas al microondas y disfrutar.

Entonces si los empleados en vez de enfocar todo su tiempo en realizar sus tareas principales le dedicaran tiempo a plasmar los procesos en papel y, sabiendo que el tiempo es dinero, por ende me estás diciendo que la estandarización:

Es cara: negativo pareja. Es totalmente cierto que el tiempo es dinero pero ¿qué tiempo es más costoso? ¿Dedicarle 30 minutos diarios de tu tiempo de oficina a la estandarización (tiempo que normalmente se va en otras cosas: redes sociales, celular, platicar, YouTube, etc.) o el tiempo hora hombre de la capacitación a un nuevo empleado? Este último suma el tiempo del capacitado + el tiempo del (o de los) capacitadores. Así que, como se dice en el argot anglosajón: do the math(saca cuentas).

Es verdad que para las empresas existen empleados con mayor valía que otros, pero como les traté de explicar en estos párrafos la estandarización ayudará y será pieza clave para prescindir lo menor posible de cada uno de ellos y así sí, poder decir sin temor alguno que no hay persona imprescindible en la empresa. Aclarando, esto no significa que busques o estés a favor de la alta rotación de empleados, si no que cuentes con los remos necesarios para cuando alguien se suelte de la tabla. Tal vez remarás un poco más lento por un tiempo, pero ese tiempo será menor y lo más importante, nunca dejarás de remar.